Tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn – når må beløpet betales tilbake?

Kort svar

Har arbeidsgiveren utbetalt for mye lønn, kan beløpet som hovedregel kreves tilbake, men ikke alltid. Uten en konkret avtale om tilbakebetaling avgjøres spørsmålet etter den ulovfestede regelen om oppgjørskorreksjon, også kalt condictio indebiti. Den bygger på en konkret rimelighetsvurdering. Høyesterett kom i HR-2021-2532-A til at arbeidsgiveren hadde tapt kravet, fordi arbeidstakeren var i god tro og arbeidsgiveren fortsatte å utbetale feil i flere måneder uten forbehold. Selv når kravet består, kan arbeidsgiveren bare trekke det i lønnen hvis vilkårene i arbeidsmiljøloven § 14-15 tredje ledd er oppfylt.

Tilbakebetaling av for mye lønn: to ulike spørsmål

Det er viktig å skille mellom:

1. Har arbeidsgiveren et krav på tilbakebetaling? Det avgjøres av avtalen mellom partene og ellers av regelen om condictio indebiti.

2. Kan arbeidsgiveren trekke beløpet i lønnen? Det avgjøres av § 14-15 tredje ledd. Se trekk i lønn.

Har arbeidsgiveren et krav, men ikke rett til å trekke, må kravet tas opp med arbeidstakeren og eventuelt forfølges på vanlig måte.

Høyesteretts dom om tilbakebetaling (HR-2021-2532-A)

Saken gjaldt en arbeidstaker som i flere måneder fikk utbetalt diettgodtgjørelse etter eldre og høyere tariffsatser enn de som gjaldt etter en endring i tariffavtalen. Arbeidsgiveren trakk deretter det overskytende i lønnen, med grunnlag i en generell klausul i arbeidsavtalen om justering ved feil.

Høyesterett kom til at arbeidsgiveren tapte på to selvstendige grunnlag (avsnitt 66):

• Trekket var ikke lovlig. En generell klausul i arbeidsavtalen var ikke nok til å trekke i lønnen. Dette spørsmålet delte Høyesterett seg i, med fire mot én dommer.

• Kravet på tilbakebetaling var falt bort. Her var alle dommerne enige (avsnitt 97).

Avtaleklausuler om tilbakebetaling

Arbeidsavtalen hadde en klausul om at arbeidsgiveren kunne foreta «den nødvendige justeringen» ved feil. Høyesterett kom til at klausulen ikke regulerte om det fantes et tilbakebetalingskrav i det hele tatt (avsnitt 58). Klausulen var en standardformulering utarbeidet av arbeidsgiveren, og tolkningstvil måtte da gå ut over arbeidsgiveren (avsnitt 57). Det kom ikke tilstrekkelig klart frem at arbeidstakeren hadde gitt avkall på rettighetene sine etter bakgrunnsretten.

En klausul som skal gi arbeidsgiveren en sterkere rett enn bakgrunnsretten, må altså være klar.

Rimelighetsvurderingen

Etter condictio indebiti skal hvert tilfelle vurderes konkret og ut fra rimelighet (avsnitt 60). Hensynet til at den som betaler, skal kunne rette et feil oppgjør, står mot hensynet til at mottakeren skal kunne regne oppgjøret som avsluttet.

Høyesterett la vekt på blant annet:

• Arbeidstakerens gode tro: Arbeidstakeren bygget aktsomt på at utbetalingen var riktig. Det kunne ikke kreves at han kjente detaljene i den endrede tariffavtalen (avsnitt 61).

• Arbeidsgiverens kunnskap: Arbeidsgiveren visste at utbetalingene var feil, og kunne ha varslet om at de var foreløpige (avsnitt 62).

• Tid uten forbehold: Arbeidsgiveren fortsatte å utbetale feil i flere måneder uten forbehold eller varsel. Hadde det kommet et varsel kort tid etter tariffendringen, ville kravet etter Høyesteretts syn vært i behold (avsnitt 63 og 64).

• Lønnens vern: Det gjaldt lønn, som nyter sterkt vern (avsnitt 64).

Vurderingen er konkret. Andre forhold kan gi et annet resultat, for eksempel hvis arbeidstakeren burde ha forstått at utbetalingen var feil, eller hvis det gjelder en åpenbar dobbeltutbetaling.

Kan arbeidsgiveren trekke i lønnen?

Trekk i lønn og feriepenger er bare tillatt i tilfellene i § 14-15 tredje ledd, blant annet når det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale (bokstav c). Høyesterett kom til at en generell klausul ikke var nok. Dommen gjaldt bestemmelsen slik den lød før 1. juli 2022, da unntakene sto i andre ledd. Ordlyden i bokstav c er den samme i dag.

Trekk etter bokstav c skal begrenses til den delen som overstiger det arbeidstakeren med rimelighet trenger til underhold for seg og husstanden sin (§ 14-15 fjerde ledd).

Nedbetalingsavtale og skatt

Består kravet, er en skriftlig nedbetalingsavtale ofte den ryddigste løsningen. Avtalen kan gi grunnlag for trekk etter § 14-15 tredje ledd bokstav c hvis den inngås før trekket og angir beløp og hvordan det skal trekkes. Underholdsgrensen i fjerde ledd gjelder også da.

Et praktisk spørsmål er om arbeidstakeren skal betale tilbake bruttobeløpet eller beløpet etter skatt, og hvordan skattetrekket rettes. Det avhenger blant annet av om feilen rettes i samme inntektsår.

Frister

• Foreldelse: Arbeidsgiverens krav på tilbakebetaling foreldes som hovedregel tre år etter at det forfalt (foreldelsesloven §§ 2 og 3).

• Varsel: Dommen viser at det kan få betydning hvor raskt arbeidsgiveren varsler om feilen. Det er ikke en lovbestemt frist, men en del av rimelighetsvurderingen.

Hva bør gjøres?

For arbeidstakere

1. Kontroller lønnsslippen og finn ut hva feilen består i.

2. Får arbeidstakeren et krav, be om en skriftlig oversikt over beløp og beregning.

3. Si fra skriftlig hvis arbeidstakeren ikke godtar trekk i lønnen uten avtale.

4. Si fra til arbeidsgiveren hvis arbeidstakeren oppdager en åpenbar feil.

For arbeidsgivere

1. Varsle arbeidstakeren skriftlig så snart feilen oppdages.

2. Ikke trekk i lønnen uten et konkret grunnlag i § 14-15 tredje ledd.

3. Foreslå en skriftlig nedbetalingsavtale.

4. Ta forbehold om korreksjon hvis virksomheten vet at utbetalingene en periode kan bli feil.

Les også

• Trekk i lønn og feriepenger – når kan arbeidsgiver gjøre det?

• Lønnsslipp – hva skal den inneholde?

• Arbeidsgiver betaler ikke lønn – hvordan kan lønnskravet drives inn?

Se også siden om arbeidsavtale, lønn og feriepenger.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.