Lønnsslipp – hva skal den inneholde?

Kort svar

Ved hver lønnsutbetaling, eller straks etter, skal arbeidstakeren ha en skriftlig oppgave over hvordan lønnen er beregnet, hva som er beregningsgrunnlaget for feriepenger, og hvilke trekk som er gjort (arbeidsmiljøloven § 14-15 sjette ledd). Etter skattebetalingsforskriften § 5-10-20 skal arbeidsgiveren også gi kvittering for forskuddstrekk og utleggstrekk ved hver utbetaling. I praksis oppfylles begge kravene med lønnsslippen.

Hva skal lønnsslippen inneholde?

Kravene kommer fra to regelsett.

Etter arbeidsmiljøloven (§ 14-15 sjette ledd) skal arbeidstakeren få en skriftlig oppgave over:

• beregningsmåten for lønnen, altså hvordan beløpet er kommet frem, for eksempel timer ganger timesats, fastlønn, tillegg og overtid,

• beregningsgrunnlaget for feriepenger, og

• trekk som er foretatt.

Etter skattebetalingsforskriften § 5-10-20 første ledd skal kvitteringen inneholde:

• arbeidstakerens navn og fødselsnummer,

• trekkperioden,

• hvilken tabell eller prosentsats det er trukket etter,

• bruttolønnen,

• beregningsgrunnlaget for forskuddstrekk, med spesifikasjon av fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9,

• størrelsen på forskuddstrekket og eventuelt utleggstrekk, og

• arbeidsgiverens navn og organisasjonsnummer (for private arbeidsgivere fødselsnummer).

Loven stiller ikke krav til en bestemt form. Lønnsslippen kan gis elektronisk, for eksempel i en app eller en digital postkasse, så lenge den er skriftlig og tilgjengelig for arbeidstakeren.

Når skal arbeidstakeren få lønnsslippen?

Oppgaven etter arbeidsmiljøloven skal gis ved utbetalingen eller straks etter. Kvitteringen etter skattebetalingsforskriften skal gis ved hver lønnsutbetaling. Hvis ikke annet er avtalt, skal lønn utbetales minst to ganger i måneden (§ 14-15 første ledd). De fleste arbeidsavtaler har månedlig utbetaling.

Lønnen skal betales til kontoen til arbeidstakeren via bank, med mindre det er umulig eller svært byrdefullt (§ 14-15 andre ledd).

Årsoppgave og sluttoppgjør

Når året er omme, skal arbeidsgiveren gi arbeidstakeren dokumentasjon for samlet forskuddstrekk for inntektsåret (skattebetalingsforskriften § 5-10-20 tredje ledd, jf. skatteforvaltningsloven § 7-12 tredje ledd). Slutter arbeidstakeren i løpet av året, kan vedkommende kreve den samlede dokumentasjonen da.

Feriepengegrunnlaget skal også fremgå av sammenstillingen som sendes arbeidstakeren etter skatteforvaltningsforskriften § 7-12-2 andre ledd (ferieloven § 10 første ledd). Se beregne feriepenger for hvordan grunnlaget regnes ut.

Eksempel: slik leser arbeidstakeren lønnsslippen

(Eksemplet er oppdiktet.) En lønnsslipp for mars kan for eksempel vise fastlønn på 40 000 kroner, 6 overtidstimer med 50 prosent tillegg, og et trekk på 500 kroner for et lån fra arbeidsgiveren. Under dette står bruttolønnen, beregningsgrunnlaget for forskuddstrekk, hvilken tabell det er trukket etter, og skattetrekket. Nederst står utbetalt beløp og hvor mye av utbetalingen som inngår i feriepengegrunnlaget.

Ser arbeidstakeren at overtidstimene mangler, eller at trekket for lånet er større enn avtalt, er det lønnsslippen som gjør det mulig å oppdage det. Uten en oppstilling av beregningsmåten blir det vanskelig å vite om utbetalingen er riktig. Det er nettopp derfor loven krever at beregningsmåten skal fremgå, ikke bare sluttsummen.

Timelønn, varierende arbeidstid og innleide

Har arbeidstakeren timelønn eller varierende arbeidstid, er lønnsslippen ekstra viktig. Den bør vise antall timer i perioden, timesatsen og hvilke tillegg som er beregnet for hvilke timer. Lovteksten krever «beregningsmåten for lønn», og for timelønte betyr det i praksis timer og sats.

Er arbeidstakeren innleid fra et bemanningsforetak, er det bemanningsforetaket som er arbeidsgiveren til vedkommende og som skal gi vedkommende lønnsslipp. Lønnsslippen er da et viktig utgangspunkt for å kontrollere at arbeidstakeren får lønn etter kravet om likebehandling.

Hva bør arbeidstakeren kontrollere på lønnsslippen?

Lønnsslippen er det viktigste verktøyet til arbeidstakeren for å oppdage feil. Sjekk særlig:

1. Timer og satser: Stemmer antall timer med timelistene, og er timesatsen den som står i arbeidsavtalen? Lønn og tillegg skal fremgå av arbeidsavtalen (§ 14-6 første ledd bokstav i).

2. Overtid og tillegg: Er overtid, kveldstillegg og helgetillegg tatt med?

3. Skattetrekk: Er det trukket etter riktig tabell eller prosent?

4. Andre trekk: Arbeidsgiveren kan bare trekke i lønn når det er grunnlag for det i § 14-15 tredje ledd. Se trekk i lønn.

5. Feriepengegrunnlaget: Er alt som skal inngå i grunnlaget, tatt med?

Oppdager arbeidstakeren at vedkommende har fått for mye utbetalt, se tilbakebetaling av for mye lønn.

Hvis arbeidstakeren ikke får lønnsslipp

Arbeidstilsynet fører tilsyn med § 14-15 og kan gi pålegg om oppfyllelse av blant annet sjette ledd (§ 18-6 første ledd). Manglende kvittering for forskuddstrekk er et forhold under skattereglene, som Skatteetaten følger opp.

Uteblir lønnsslippen fordi lønnen ikke er betalt, gjelder egne regler om forsinket lønn og lønnsgaranti.

Frister

• Lønnsslipp: Ved hver utbetaling eller straks etter.

• Krav om feilutbetalt lønn: Krav på lønn foreldes som hovedregel etter tre år fra forfall (foreldelsesloven §§ 2 og 3). Ta opp feil så snart arbeidstakeren ser dem.

Hva bør gjøres?

For arbeidstakere

1. Les lønnsslippen hver gang, og ta vare på den.

2. Sammenlign med timelister og arbeidsavtale.

3. Tar arbeidstakeren opp en feil, gjør det skriftlig og legg ved dokumentasjon.

4. Får arbeidstakeren ikke lønnsslipp, be skriftlig om den.

For arbeidsgivere

1. Sørg for at lønnssystemet viser beregningsmåte, feriepengegrunnlag og alle trekk.

2. Kontroller at kvitteringen har alle opplysningene skattebetalingsforskriften krever.

3. Gi lønnsslippen ved utbetalingen eller straks etter.

4. Rett feil raskt og forklar rettelsen skriftlig.

Les også

• Trekk i lønn og feriepenger – når kan arbeidsgiver gjøre det?

• Beregne feriepenger – hva inngår i grunnlaget, og hvilken sats gjelder?

• Tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn – når må beløpet betales tilbake?

• Arbeidsavtale – hva skal den inneholde?

Se også siden om arbeidsavtale, lønn og feriepenger.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.