Arbeidsavtale – hva skal den inneholde?

Kort svar

Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold (arbeidsmiljøloven § 14-5). Arbeidsgiver skal lage utkastet. Avtalen skal minst inneholde opplysningene i § 14-6, blant annet partene, arbeidsplass, stilling, oppstartsdato, lønn, arbeidstid, ferie, prøvetid og oppsigelsesfrister. Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal avtalen foreligge senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte.

Hva sier loven om skriftlig arbeidsavtale?

Plikten til skriftlig arbeidsavtale gjelder uansett stillingsstørrelse og varighet. § 14-5 første ledd slår fast:

«Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold.»

Arbeidsgiver har ansvaret for å utforme et utkast i samsvar med § 14-6. Arbeidstakeren har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant, både når avtalen lages og når den endres.

Når skal arbeidsavtalen foreligge?

• Varer arbeidsforholdet mer enn en måned, skal skriftlig avtale foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte (§ 14-5 andre ledd).

• Varer arbeidsforholdet kortere enn en måned, eller gjelder det utleie av arbeidskraft, skal avtalen inngås umiddelbart (§ 14-5 tredje ledd).

Hva skal arbeidsavtalen inneholde?

Avtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet. Etter § 14-6 første ledd gjelder det blant annet:

Partene, arbeidsstedet og stillingen

• partenes identitet

• arbeidsplassen, eller opplysning om at arbeidet skjer på forskjellige steder

• en beskrivelse av arbeidet eller tittel, stilling eller arbeidskategori

• når arbeidsforholdet begynner

Varighet, prøvetid og oppsigelse

• forventet varighet og grunnlaget for ansettelsen hvis arbeidsforholdet er midlertidig

• eventuelle bestemmelser om prøvetid

• oppsigelsesfrister for begge parter og fremgangsmåten når arbeidsforholdet opphører

Lønn, arbeidstid og ferie

• lønn ved oppstart, tillegg og andre godtgjøringer, for eksempel pensjonsinnbetalinger, og hvordan og når lønnen utbetales. Elementene skal angis hver for seg.

• lengde og plassering av daglig og ukentlig arbeidstid. Varierer arbeidstiden, skal avtalen si det og gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres.

• lengden av pauser

• eventuell avtale om særlig arbeidstidsordning, ordninger for vaktendringer og arbeid utover avtalt arbeidstid, inkludert betaling for slikt arbeid

• rett til ferie og feriepenger, hvordan ferien fastsettes, og eventuell rett til annet betalt fravær

Andre opplysninger

• eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet

• innleiers identitet hvis arbeidstakeren leies ut fra bemanningsforetak

• rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr

• ytelser til sosial trygghet som arbeidsgiver står for, og navn på institusjoner som mottar innbetalinger

Flere av opplysningene, blant annet om ferie, lønn og arbeidstid, kan gis ved å vise til lover, forskrifter eller tariffavtaler (§ 14-6 andre ledd). Skal arbeidstakeren arbeide i utlandet i mer enn fire sammenhengende uker, stilles det ekstra krav, og avtalen skal inngås før avreise (§ 14-7).

Listen er et minimum. Mange arbeidsavtaler regulerer i tillegg for eksempel taushetsplikt, bruk av utstyr eller klausuler om konkurranse og kunder. Slike klausuler har egne regler, se konkurranseklausul.

Hva skjer hvis opplysninger mangler?

Loven har to bevisregler som gjelder når arbeidsgiver ikke har gitt bestemte opplysninger:

• Har arbeidsgiver ikke opplyst at arbeidsforholdet er midlertidig, skal det legges til grunn at arbeidstakeren er fast ansatt, med mindre noe annet gjøres overveiende sannsynlig (§ 14-6 tredje ledd).

• Har arbeidsgiver ikke opplyst om stillingens omfang, skal arbeidstakerens påstand om stillingsomfang legges til grunn, med mindre noe annet gjøres overveiende sannsynlig (§ 14-6 fjerde ledd).

Det skriftlige er ikke alltid avgjørende for hva som faktisk er avtalt. Muntlige avtaler og praksis kan også ha betydning. En klar og oppdatert skriftlig avtale reduserer likevel risikoen for uenighet.

Prøvetid krever skriftlighet

Særreglene om oppsigelse i prøvetiden gjelder bare hvis prøvetiden er skriftlig avtalt (§ 15-6). Det samme gjelder den korte oppsigelsesfristen på 14 dager i prøvetiden (§ 15-3 sjuende ledd).

Endringer i arbeidsforholdet

Endringer i forholdene som er nevnt i §§ 14-6 og 14-7, skal tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest den dagen endringen trer i kraft (§ 14-8). Det gjelder ikke når endringen skyldes endringer i lover, forskrifter eller tariffavtaler som avtalen viser til.

Arbeidstakere som har vært ansatt i over seks måneder og er ferdige med prøvetiden, kan be om en mer forutsigbar og trygg ansettelsesform hvis de arbeider deltid eller er midlertidig ansatt. Arbeidsgiver skal da gi et skriftlig og begrunnet svar innen en måned (§ 14-8 a).

Arbeidsavtaler fra før 1. juli 2024 skal suppleres med de nye opplysningene som kom inn i loven da, hvis arbeidstakeren ber om det. Det skal skje senest to måneder etter at anmodningen er mottatt (endringslov 15. desember 2023 nr. 88 del III).

Frister

• Skriftlig arbeidsavtale: senest sju dager etter oppstart når arbeidsforholdet varer mer enn en måned, ellers umiddelbart (§ 14-5).

• Endringer: tas inn i avtalen senest den dagen endringen trer i kraft (§ 14-8).

• Svar på forespørsel om tryggere ansettelsesform: innen en måned (§ 14-8 a).

• Supplering av eldre avtaler: senest to måneder etter anmodning.

Hva bør gjøres?

For arbeidsgivere

1. Bruk en mal som dekker alle punktene i § 14-6, og oppdater den ved lovendringer.

2. Send utkastet til arbeidstakeren i god tid før oppstart.

3. Skriv tydelig om ansettelsen er fast eller midlertidig, og hva grunnlaget er.

4. Oppgi stillingsprosent og arbeidstid presist.

5. Før inn endringer skriftlig før de trer i kraft.

For arbeidstakere

1. Be om skriftlig arbeidsavtale hvis arbeidstakeren ikke har fått det.

2. Kontroller at stilling, lønn, arbeidstid og stillingsprosent stemmer med det partene har avtalt.

3. Les særlig gjennom prøvetid, oppsigelsesfrister og eventuelle klausuler.

4. Ta vare på en signert kopi og senere endringer.

5. Ta kontakt med tillitsvalgt eller rådgiver hvis noe er uklart.

Les også

• Midlertidig ansettelse – når er det lov etter § 14-9?

• Oppsigelse i prøvetiden – hvilke regler gjelder?

• Konkurranseklausul – når gjelder den, og hva koster den?

• Oppsigelsestid – regler og beregning

Se også siden om arbeidsavtale, lønn og feriepenger. Arbeidsgivere kan lese mer på siden om arbeidsavtaler og personalhåndbok.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.