Deltidsansettelse – hva må arbeidsgiver gjøre før noen ansettes på deltid?

Kort svar

Arbeidstakere skal som hovedregel ansettes på heltid (arbeidsmiljøloven § 14-1 b). Før arbeidsgiveren bestemmer seg for å ansette noen på deltid, skal behovet dokumenteres skriftlig. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for de tillitsvalgte, og spørsmålet skal drøftes med dem. I tillegg skal bruken av deltid drøftes med de tillitsvalgte minst én gang i året (§ 14-14 a). Reglene forbyr ikke deltid, men de stiller krav til hvordan beslutningen tas.

Hovedregelen om heltid ved deltidsansettelse

Arbeidsmiljøloven § 14-1 b første ledd lyder: «Arbeidstaker skal som hovedregel ansettes på heltid.» Bestemmelsen ble tilføyd ved lov 9. desember 2022 nr. 88 og gjelder fra 1. januar 2023.

At heltid er hovedregelen, betyr at deltid er unntaket. Det er arbeidsgiveren som må kunne forklare hvorfor en stilling skal være deltid. Loven lister ikke opp hvilke behov som kan begrunne en deltidsansettelse. Spørsmålet må derfor vurderes konkret i den enkelte virksomheten.

Hovedregelen om heltid kommer i tillegg til hovedregelen om fast ansettelse. Etter § 14-9 første ledd betyr fast ansettelse blant annet at arbeidstakeren sikres forutsigbarhet for arbeid «i form av et reelt stillingsomfang». En fast stilling uten avtalt omfang er derfor ikke i samsvar med loven.

Krav før deltidsansettelse: dokumentasjon og drøfting

Prosesskravene står i § 14-1 b andre ledd: «Før arbeidsgiver fatter beslutning om ansettelse i deltidsstilling, skal arbeidsgiver skriftlig dokumentere behovet for deltidsansettelse. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for tillitsvalgte, og spørsmålet om deltidsansettelse skal drøftes med de tillitsvalgte.»

Det gir tre krav.

1. Skriftlig dokumentasjon av behovet

Behovet skal dokumenteres skriftlig før beslutningen tas. Det er ikke nok å skrive at stillingen «er en deltidsstilling». Loven sier ikke hva dokumentasjonen skal inneholde. Et praktisk utgangspunkt er å beskrive:

• hvilke oppgaver stillingen skal dekke, og når på døgnet og i uken behovet er

• hvorfor behovet ikke kan dekkes med en heltidsstilling

• hvilke alternativer som er vurdert, for eksempel å slå sammen stillinger, endre arbeidsplanen eller fordele oppgaver på en annen måte

2. Tilgjengelig for de tillitsvalgte

Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for de tillitsvalgte. De må få se den i god nok tid til at de kan sette seg inn i saken før drøftingen.

3. Drøfting med de tillitsvalgte

Spørsmålet om deltidsansettelse skal drøftes med de tillitsvalgte. Drøfting betyr ikke at de tillitsvalgte må godta ansettelsen. Arbeidsgiveren må legge frem saken, høre synspunktene og vurdere dem. Beslutningen er arbeidsgiverens. Drøftingen bør skje før beslutningen, ellers får innspillene liten betydning.

Har virksomheten ikke tillitsvalgte, sier loven ikke hvordan kravet skal praktiseres.

Den årlige drøftingen av deltid

I tillegg til drøftingen før den enkelte deltidsansettelsen gjelder en generell drøftingsplikt. Etter § 14-14 a skal arbeidsgiveren «minst én gang i året, eller når en av partene krever det», drøfte med de tillitsvalgte bruken av deltid, midlertidig ansettelse, innleie, selvstendige oppdragstakere og tjenestekjøp som har betydning for bemanningen. I drøftingen skal blant annet grunnlaget, omfanget og konsekvensene for arbeidsmiljøet inngå.

Bestemmelsen gjelder fra 1. januar 2024 (lov 17. mars 2023 nr. 3). Samtidig ble den tidligere § 14-1 a opphevet. Eldre rutiner som viser til § 14-1 a, bør derfor oppdateres.

Den årlige drøftingen erstatter ikke drøftingen før den enkelte deltidsansettelsen. Det er to ulike plikter.

Tilsyn og følger av brudd

Arbeidstilsynet kan gi pålegg for å sikre at § 14-1 b andre ledd og § 14-14 a blir fulgt (§ 18-6 første ledd). Første ledd i § 14-1 b, selve hovedregelen om heltid, står ikke i oppregningen.

Loven sier ikke at en deltidsansettelse blir ugyldig eller gjøres om til heltid hvis prosesskravene ikke er fulgt. Den ansatte har likevel egne rettigheter, se neste avsnitt.

Hva kan den deltidsansatte kreve senere?

Deltidsansatte har flere rettigheter som kan gi større stilling over tid:

• Fortrinnsrett: Deltidsansatte har fortrinnsrett til en utvidet stilling fremfor at arbeidsgiveren foretar en ny ansettelse, på visse vilkår (§ 14-3). Les mer om fortrinnsrett for deltidsansatte.

• Rett til større stilling: Har arbeidstakeren jevnlig jobbet utover avtalt arbeidstid de siste 12 månedene, kan vedkommende ha rett til en stilling som svarer til den faktiske arbeidstiden (§ 14-4 a). Se rett til større stilling.

• Skriftlig svar på forespørsel: Ber arbeidstakeren om en ansettelsesform med mer forutsigbare og trygge arbeidsvilkår, skal arbeidsgiveren gi et skriftlig og begrunnet svar innen en måned (§ 14-8 a). Retten gjelder når arbeidstakeren har vært ansatt i mer enn seks måneder og er ferdig med eventuell prøvetid, og den kan brukes én gang per seks måneder. Bestemmelsen gjelder fra 1. juli 2024.

• Vern mot diskriminering: Reglene om diskriminering i arbeidsmiljøloven kapittel 13 gjelder tilsvarende for deltidsansatte (§ 13-1 tredje ledd).

Arbeidsavtalen skal opplyse om lengden på den daglige og ukentlige arbeidstiden (§ 14-6 første ledd bokstav j). Har arbeidsgiveren ikke opplyst om stillingens omfang, skal arbeidstakerens påstand om stillingsomfang legges til grunn hvis ikke noe annet gjøres overveiende sannsynlig (§ 14-6 fjerde ledd). Les mer om hva arbeidsavtalen skal inneholde.

Frister

• Dokumentasjon: før beslutningen om deltidsansettelse tas (§ 14-1 b andre ledd).

• Generell drøfting: minst én gang i året, eller når en av partene krever det (§ 14-14 a).

• Svar på forespørsel om mer forutsigbare vilkår: innen en måned etter forespørselen (§ 14-8 a første ledd).

• Tvisteløsningsnemnda: Tvister om fortrinnsrett etter § 14-3 og om rett til større stilling etter § 14-4 a avgjøres av Tvisteløsningsnemnda (§ 17-2). Saken må fremmes senest fire uker etter at arbeidsgiverens skriftlige avslag er kommet frem (§ 17-2 a).

Hva bør gjøres?

For arbeidstakere

1. Kontroller at arbeidsavtalen oppgir stillingsprosent eller avtalt arbeidstid.

2. Ønsker arbeidstakeren større stilling, si ifra skriftlig. Det gjør det lettere å dokumentere senere.

3. Har arbeidstakeren vært ansatt i mer enn seks måneder, kan vedkommende be om mer forutsigbare vilkår og kreve et skriftlig, begrunnet svar innen en måned.

4. Jobber arbeidstakeren jevnlig mer enn avtalt, noter timene. De kan ha betydning for et krav etter § 14-4 a.

5. Snakk gjerne med den tillitsvalgte om hvordan deltid brukes på arbeidsplassen.

For arbeidsgivere

1. Lag en fast rutine: skriftlig behovsvurdering før hver deltidsansettelse, deretter drøfting med de tillitsvalgte.

2. Ta vare på dokumentasjonen og et kort referat fra drøftingen.

3. Sett av et fast møte hvert år for drøftingen etter § 14-14 a, og ta med deltid, midlertidige ansettelser, innleie og tjenestekjøp.

4. Vurder fortrinnsretten for deltidsansatte før en ny stilling lyses ut.

5. Ha en rutine for å svare skriftlig og begrunnet innen en måned på forespørsler etter § 14-8 a.

Les også

• Fortrinnsrett for deltidsansatte – når går den foran nyansettelse og innleie?

• Rett til større stilling ved jevnlig merarbeid

• Arbeidsavtale – hva skal den inneholde?

Se også siden om arbeidsavtaler og personalhåndbok.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.