Håndtering av varsel – hva må arbeidsgiver gjøre?

Kort svar

Mottar arbeidsgiveren et varsel om kritikkverdige forhold, skal arbeidsgiveren sørge for at varselet «innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt» (arbeidsmiljøloven § 2 A-3). Arbeidsgiveren skal særlig påse at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Gjengjeldelse mot varsleren er forbudt (§ 2 A-4). Virksomheter med minst fem ansatte skal ha skriftlige rutiner for intern varsling (§ 2 A-6).

Hva sier loven om håndtering av varsel?

Arbeidsgivers plikter ved varsling kalles ofte aktivitetsplikten. § 2 A-3 lyder:

«(1) Når det er varslet om kritikkverdige forhold i virksomheten, skal arbeidsgiver sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt. (2) Arbeidsgiver skal særlig påse at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dersom det er nødvendig, skal arbeidsgiver sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.»

Loven sier ikke hvordan undersøkelsen skal gjøres. Hva som er «rimelig tid» og «tilstrekkelig undersøkt», avhenger av hvor alvorlig og omfattende saken er.

Er det et varsel?

Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten (§ 2 A-1). Det er forhold i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer med bred tilslutning i samfunnet. Eksempler er fare for liv eller helse, fare for klima eller miljø, korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø og brudd på personopplysningssikkerheten.

Ytringer som bare gjelder arbeidstakerens eget arbeidsforhold, for eksempel uenighet om lønn, regnes ikke som varsling, med mindre forholdet faller inn under listen ovenfor (§ 2 A-1 tredje ledd). Trakassering av arbeidstakeren selv kan for eksempel være et uforsvarlig arbeidsmiljø.

Et varsel trenger ikke ha en bestemt form eller være kalt «varsel». Arbeidstakeren kan alltid varsle internt til arbeidsgiver, etter virksomhetens rutiner, via verneombud, tillitsvalgt eller advokat, og alltid eksternt til offentlige myndigheter (§ 2 A-2). Varsling til media eller offentligheten krever i tillegg at arbeidstakeren er i aktsom god tro, at forholdet har allmenn interesse, og at det først er varslet internt eller at det er grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig. Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med reglene (§ 2 A-2 fjerde ledd). Innleide arbeidstakere har også rett til å varsle om forhold hos innleieren (§ 2 A-1 første ledd).

Er arbeidsgiveren i tvil, er det tryggest å behandle henvendelsen som et varsel.

Slik bør varselet undersøkes

Loven gir ingen fast fremgangsmåte, men disse stegene er vanlige:

Mottak og vurdering

• Bekreft overfor varsleren at varselet er mottatt.

• Avklar hva varselet gjelder, og om det er behov for strakstiltak.

• Vurder hvem som bør håndtere saken. Den som er omtalt i varselet, bør ikke behandle det.

Undersøkelse

• Tilpass undersøkelsen til sakens alvor. Noen saker kan avklares internt, andre bør undersøkes av en ekstern.

• Gi den eller de som er omtalt, mulighet til å uttale seg om opplysningene.

• Dokumenter hva som er gjort, og hva som er funnet.

• Begrens hvem som får kjennskap til saken, og ivareta personvernet til alle involverte.

Avslutning og oppfølging

• Konkluder, og vurder om det er behov for tiltak.

• Gi varsleren og den omtalte tilbakemelding så langt det er mulig.

• Følg opp arbeidsmiljøet etterpå.

Vern av varsleren

Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med §§ 2 A-1 og 2 A-2, er forbudt (§ 2 A-4). Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller reaksjon på varslingen. Overfor innleide gjelder forbudet både for arbeidsgiver og innleier. Eksempler i loven er trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering, advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering, degradering, suspensjon, oppsigelse og avskjed.

Vernet gjelder også arbeidstakere som gir til kjenne at de vil varsle, for eksempel ved å skaffe opplysninger (§ 2 A-4 tredje ledd). Legger arbeidstakeren fram opplysninger som gir grunn til å tro at det har skjedd gjengjeldelse, må arbeidsgiver sannsynliggjøre at det likevel ikke har skjedd (§ 2 A-4 fjerde ledd).

Ved brudd på forbudet kan arbeidstakeren kreve oppreisning og erstatning uten hensyn til skyld (§ 2 A-5). Diskrimineringsnemnda kan behandle saker om gjengjeldelse og oppreisning og erstatning, med unntak av saker om oppsigelse eller avskjed (diskrimineringsombudsloven § 1).

Varselets innhold kan ha betydning for arbeidsmiljøet også for den som er omtalt. Arbeidsgiver har ansvar for et forsvarlig arbeidsmiljø for alle (§ 4-1).

Varslingsrutiner

Virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, skal ha rutiner for intern varsling. Mindre virksomheter skal også ha det hvis forholdene tilsier det (§ 2 A-6). Rutinene skal:

• være skriftlige

• oppfordre til å varsle om kritikkverdige forhold

• beskrive fremgangsmåten for varsling

• beskrive hvordan arbeidsgiver mottar, behandler og følger opp varsler

• være lett tilgjengelige for alle arbeidstakere

Rutinene skal utarbeides som del av det systematiske HMS-arbeidet (§ 3-1), i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. De kan ikke begrense arbeidstakernes rett til å varsle.

Frister

Loven setter ingen fast frist for å undersøke et varsel. Kravet er at det skjer innen rimelig tid (§ 2 A-3). Lang saksbehandlingstid kan i seg selv belaste arbeidsmiljøet for de involverte.

Hva bør gjøres?

1. Sørg for at varslingsrutinene er skriftlige, oppdaterte og kjent i virksomheten.

2. Avklar på forhånd hvem som tar imot og behandler varsler, og hvem som tar over hvis en leder er omtalt.

3. Ta imot varselet, bekreft mottak og vurder behovet for strakstiltak.

4. Undersøk saken grundig nok ut fra alvoret, og dokumenter arbeidet.

5. Ivareta både varsleren og den som er omtalt, og hold saken så fortrolig som mulig.

6. Vær varsom med reaksjoner overfor varsleren mens saken pågår. Alle tiltak må kunne begrunnes uavhengig av varselet.

Les også

• Mobbing og trakassering på jobb – hva sier loven?

• Avskjed eller oppsigelse – hva er forskjellen?

• Drøftelsesmøte før oppsigelse – hva skal skje i møtet?

Se også siden om HMS-ansvar. Arbeidstakere som har varslet, kan lese mer på siden om diskriminering, trakassering og varsling.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.