Drøftelsesmøte før oppsigelse – hva skal skje i møtet?

Kort svar

Før arbeidsgiver beslutter å si opp en arbeidstaker, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstakeren og arbeidstakerens tillitsvalgte, med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker det (arbeidsmiljøloven § 15-1). Både grunnlaget for oppsigelsen og en eventuell utvelgelse mellom flere ansatte skal drøftes. Plikten gjelder tilsvarende før avskjed, og så langt den passer før suspensjon.

Hva sier loven om drøftelsesmøte?

Arbeidsmiljøloven § 15-1 lyder:

«Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes.»

Ordet «drøftelsesmøte» står ikke i loven. Det er den vanlige betegnelsen på møtet der drøftingen skjer. Loven stiller heller ingen formkrav til innkallingen eller til hvordan møtet gjennomføres. Det avgjørende er at det skjer en reell drøfting før beslutningen tas.

Plikten gjelder uansett om oppsigelsen begrunnes i virksomhetens forhold, for eksempel nedbemanning, eller i arbeidstakerens forhold, for eksempel brudd på arbeidsplikter. Ved avskjed gjelder § 15-1 tilsvarende (§ 15-14 andre ledd). Ved suspensjon gjelder den «så langt de passer» (§ 15-13 fjerde ledd).

Når holdes møtet, og hvem deltar?

Drøftingen skal skje før arbeidsgiver fatter beslutningen. Formålet er at arbeidstakeren skal få komme med sitt syn mens det fortsatt kan påvirke utfallet. Har arbeidsgiver i realiteten allerede bestemt seg, er formålet med drøftingen ikke oppfylt.

Uttrykket «så langt det er praktisk mulig» betyr at plikten kan begrenses når en drøfting ikke lar seg gjennomføre. Det kan for eksempel være fordi arbeidstakeren ikke er mulig å nå. Hvor langt unntaket rekker, beror på omstendighetene i den enkelte saken. Arbeidsgiver bør derfor dokumentere hva som er gjort for å få gjennomført møtet.

Arbeidstakeren kan selv velge å ikke delta i drøftingen. Det bør i så fall gå klart fram, helst skriftlig.

Hvem deltar i møtet?

Etter loven skal drøftingen skje med arbeidstakeren og med arbeidstakerens tillitsvalgte. Er arbeidstakeren organisert, kan vedkommende derfor ta med tillitsvalgt. Arbeidstakeren kan også be om at drøftingen skjer uten tillitsvalgt.

Loven regulerer ikke uttrykkelig om arbeidstakeren kan ha med advokat eller en annen rådgiver i drøftelsesmøtet. For forhandlingsmøtet etter at oppsigelsen er gitt, gir § 17-3 femte ledd begge parter rett til å la seg bistå av rådgiver. Ønsker arbeidstakeren å ha med noen andre i drøftelsesmøtet, bør vedkommende si fra til arbeidsgiver på forhånd.

På arbeidsgiversiden bør den som har myndighet til å ta beslutningen, være til stede eller få et fullstendig referat. Ofte deltar også nærmeste leder eller en fra HR.

Hva skal drøftes?

Loven nevner to temaer: grunnlaget for oppsigelsen og utvelgelsen.

Grunnlaget for oppsigelsen

Arbeidsgiver bør legge fram hvilke faktiske forhold vurderingen bygger på, og hvorfor arbeidsgiver vurderer oppsigelse. Arbeidstakeren skal få anledning til å kommentere dette, rette opp misforståelser og legge fram egne opplysninger.

• Virksomhetens forhold: Behovet for innskrenkning eller omorganisering bør forklares. Det samme gjelder om det finnes annet passende arbeid i virksomheten, eller i konsernet dersom arbeidsgiver tilhører et konsern (§ 15-7 andre og tredje ledd). Loven krever også en avveining mellom virksomhetens behov og ulempene oppsigelsen påfører den enkelte, og dette er et naturlig tema i møtet.

• Arbeidstakerens forhold: Det bør gå klart fram hva arbeidstakeren konkret bebreides, når det skjedde, og hvilke dokumenter arbeidsgiver bygger på. Arbeidstakeren bør få forklare seg om hvert forhold.

Utvelgelse

Skal én eller flere av flere ansatte sies opp, skal utvelgelsen også drøftes. Arbeidsgiver bør forklare hvilke kriterier som er brukt, og hvordan arbeidstakeren er vurdert. Ved oppsigelse av mange samtidig gjelder også egne regler om drøfting med tillitsvalgte, se § 15-2.

Alternativer til oppsigelse

Selv om loven ikke krever det uttrykkelig, er det naturlig å drøfte om det finnes alternativer. Eksempler er annet arbeid, endrede arbeidsoppgaver, opplæring eller en advarsel i stedet for oppsigelse. Slike alternativer kan ha betydning når saklighetskravet i § 15-7 skal vurderes.

Hva skjer hvis det ikke holdes drøftelsesmøte?

Arbeidsmiljøloven har ingen egen regel om at oppsigelsen blir ugyldig fordi drøftelsesmøte ikke er holdt. Egne virkninger av formfeil gjelder bare kravene i § 15-4, jf. § 15-5.

Manglende eller mangelfull drøfting kan likevel få betydning når det vurderes om oppsigelsen er saklig. Saken kan da være dårligere opplyst, og det kan være vanskeligere for arbeidsgiver å vise at beslutningen bygger på et forsvarlig grunnlag.

Frister

§ 15-1 har ingen egen frist. Loven sier heller ikke hvor lang tid det skal gå mellom innkalling og møte. Arbeidstakeren bør likevel få rimelig tid til å forberede seg.

Gis det oppsigelse etter møtet, begynner fristene å løpe når oppsigelsen er kommet fram til arbeidstakeren (§ 15-4 andre ledd):

• Krav om forhandlingsmøte må fremsettes skriftlig innen to uker (§ 17-3).

• Søksmålsfristen er åtte uker, eller seks måneder hvis arbeidstakeren bare krever erstatning (§ 17-4).

Hva bør gjøres?

For arbeidsgivere

1. Ta ikke beslutningen før drøftingen er gjennomført, og la det gå litt tid mellom møtet og beslutningen.

2. Send en skriftlig innkalling. Opplys om at oppsigelse vurderes, hva som er bakgrunnen, og at arbeidstakeren kan ta med tillitsvalgt.

3. Legg ved eller gi tilgang til dokumentene arbeidsgiveren bygger på.

4. Forbered utvelgelseskriterier og vurder mulige alternativer før møtet.

5. Lytt og still spørsmål. Kommer det fram nye opplysninger, bør arbeidsgiveren undersøke dem før vedkommende konkluderer.

6. Skriv referat og gi arbeidstakeren anledning til å kommentere det.

7. Blir utfallet oppsigelse, må formkravene i § 15-4 følges.

For arbeidstakere

1. Be om å få vite hva møtet gjelder, og be om de dokumentene arbeidsgiver bygger på.

2. Kontakt tillitsvalgt hvis arbeidstakeren er organisert.

3. Forbered arbeidstakerens versjon av saken og ta med eventuell dokumentasjon.

4. Arbeidstakeren trenger ikke svare på alt i møtet. Arbeidstakeren kan be om å få komme med skriftlige merknader i etterkant.

5. Blir arbeidstakeren tilbudt en sluttavtale i møtet, kan vedkommende be om tid til å vurdere den før vedkommende signerer.

6. Noter datoer og hva som blir sagt.

Les også

• Avskjed eller oppsigelse – hva er forskjellen?

• Oppsigelse i prøvetiden – hvilke regler gjelder?

• Usaklig oppsigelse – hvilke muligheter har arbeidstakeren?

• Sluttavtale – sjekkliste før signering

Som arbeidsgiver finnes mer om oppfølging av ansatte på siden om personalsaker. Arbeidstakere kan lese mer på siden om oppsigelse og avskjed.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.