Fastsettelse av ferie – hvem bestemmer når ferien tas?

Kort svar

Arbeidsgiveren skal drøfte tidspunktet for ferien med arbeidstakeren eller den tillitsvalgte i god tid før ferien. Blir partene ikke enige, fastsetter arbeidsgiveren ferien innenfor rammene i ferieloven (ferieloven § 6 nr. 1). Arbeidstakeren kan kreve å få vite når ferien er lagt, senest to måneder før den begynner, og vedkommende kan kreve tre ukers sammenhengende ferie i perioden 1. juni til 30. september. Når ferien først er fastsatt, kan arbeidsgiveren bare endre den ved uforutsette hendelser som skaper vesentlige driftsproblemer.

Fastsettelse av ferie: drøfting først, så beslutning

Ferieloven bygger på en enkel rekkefølge. Først skal arbeidsgiveren drøfte fastsettingen av ferien og oppsettingen av ferielister med den enkelte arbeidstakeren eller den tillitsvalgte. Drøftingen skal skje «i god tid før ferien» (§ 6 nr. 1). Loven angir ingen bestemt frist for selve drøftingen.

Drøfting betyr at arbeidstakeren skal få en reell mulighet til å legge frem ønskene sine, og at arbeidsgiveren skal vurdere dem. Det betyr ikke at arbeidstakeren kan kreve å få ferien når vedkommende vil. Oppnås det ikke enighet, er det arbeidsgiveren som fastsetter tiden for ferien. Arbeidsgiveren må da holde seg innenfor grensene i §§ 7 til 9.

I mange virksomheter skjer drøftingen gjennom en felles ferieliste der de ansatte fører opp ønsker. Om dette alene er nok til å oppfylle drøftingsplikten, kan avhenge av hvordan det gjøres i praksis.

Varsel senest to måneder før

Arbeidstakeren kan kreve å få underretning om når ferien er fastsatt, så tidlig som mulig og senest to måneder før ferien begynner. Unntak gjelder hvis særlige grunner er til hinder for det (§ 6 nr. 2).

Tomånedersfristen gjelder beskjeden om den fastsatte ferien, ikke drøftingen. Vil arbeidstakeren sikre seg forutsigbarhet, bør vedkommende derfor be om å få vite tidspunktet. Arbeidsgiveren bør på sin side gi beskjed skriftlig, slik at det er klart hva som er avtalt.

Hva arbeidsgiveren ikke kan bestemme

Arbeidsgiverens siste ord gjelder innenfor rammene i loven. De viktigste er:

• Hovedferie om sommeren: Arbeidstakeren kan kreve at hovedferien på 18 virkedager, altså tre uker, legges til perioden 1. juni til 30. september (§ 7 nr. 1). Dette gjelder ikke hvis arbeidstakeren begynte i jobben etter 15. august i ferieåret.

• Restferien samlet: Arbeidstakeren kan kreve at restferien på sju virkedager gis samlet innenfor ferieåret (§ 7 nr. 2).

• Ferie i oppsigelsestiden: Er arbeidstakeren sagt opp, kan arbeidsgiveren ikke legge ferien til oppsigelsestiden uten at vedkommende samtykker, med mindre oppsigelsesfristen er tre måneder eller mer (§ 8).

• Foreldrepermisjon: Arbeidsgiveren kan ikke uten arbeidstakerens samtykke legge ferie til permisjonstid med foreldrepenger (§ 9 nr. 2).

Har arbeidstakeren fylt eller fyller vedkommende 60 år i ferieåret, bestemmer vedkommende selv når ekstraferien på seks virkedager skal tas, med mindre annet er avtalt. Arbeidstakeren må varsle arbeidsgiveren minst to uker før (§ 6 nr. 1 og 2). Hvor mange dager arbeidstakeren har krav på, står i artikkelen om feriedager.

Det motsatte spørsmålet kan også oppstå: Kan arbeidsgiveren pålegge arbeidstakeren å ta ferie? Stanser virksomheten driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling, for eksempel i fellesferien, kan alle berørte arbeidstakere pålegges å ta ferie av samme lengde (§ 5 nr. 5). Arbeidstakeren kan i utgangspunktet motsette seg å ta ferie i den grad feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet, men det gjelder ikke når hele eller deler av virksomheten stenger for ferie.

Kan arbeidsgiveren endre ferien etter at den er fastsatt?

Utgangspunktet er nei. Når arbeidstakeren har fått beskjed om ferien, kan arbeidsgiveren bare endre den hvis det er nødvendig på grunn av uforutsette hendelser. Det er i tillegg et krav at avvikling av den fastsatte ferien vil skape vesentlige driftsproblemer, og at det ikke kan skaffes stedfortreder (§ 6 nr. 3).

Arbeidsgiveren skal drøfte endringen med arbeidstakeren på forhånd, og vedkommende kan ha med seg en tillitsvalgt. Under drøftingen må arbeidstakeren opplyse om merutgifter vedkommende vil kreve dekket, for eksempel avbestilte reiser. Arbeidstakeren kan kreve erstattet dokumenterte merutgifter som følger av omleggingen. Merutgifter arbeidstakeren ikke nevnte under drøftingen, kan vedkommende bare kreve dekket i den grad de er nærliggende følger av endringen.

Vanlig travelhet eller at noen andre også vil ha fri, er ikke uforutsette hendelser. Endringsadgangen er en snever unntaksregel.

Avtaler og tariffavtaler

Reglene i § 6 kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale (§ 6 nr. 4). Det samme gjelder reglene i § 7 om når ferien skal tas innenfor ferieåret (§ 7 nr. 4). En avtale som fraviker loven til skade for arbeidstakeren, må være skriftlig for at arbeidsgiveren skal kunne påberope seg den (§ 3). Sjekk derfor arbeidsavtalen, personalhåndboken og eventuell tariffavtale.

Arbeidstakeren og arbeidsgiveren kan også skriftlig avtale å overføre inntil 12 virkedager ferie til neste år, eller ta inntil 12 virkedager på forskudd (§ 7 nr. 3).

Hvis ferien ikke blir avviklet

Arbeidsgiveren har plikt til å sørge for at arbeidstakeren får ferien sin (§ 5 nr. 1). Ferie som ikke er avviklet i strid med loven ved utløpet av ferieåret, skal overføres til neste år. Skyldes det arbeidsgiveren, kan arbeidstakeren i tillegg kreve erstatning (§ 7 nr. 3). Erstatningen skal dekke økonomisk tap og en rimelig erstatning for velferdstap (§ 14).

Frister

• Drøfting: «i god tid før ferien», uten fast frist (§ 6 nr. 1).

• Underretning om fastsatt ferie: senest to måneder før ferien begynner, med mindre særlige grunner hindrer det (§ 6 nr. 2).

• Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år: varsel minst to uker før (§ 6 nr. 2).

• Hovedferie: 18 virkedager i perioden 1. juni til 30. september (§ 7 nr. 1).

Hva bør gjøres?

For arbeidstakere

• Meld ønskene tidlig, og gjerne skriftlig.

• Be om beskjed om fastsatt ferie senest to måneder før. Får arbeidstakeren ikke svar, purr skriftlig.

• Vil arbeidsgiveren flytte fastsatt ferie, spør hva den uforutsette hendelsen er. Opplys om merutgifter allerede i drøftingen, og ta vare på kvitteringer.

• Er arbeidstakeren sagt opp, vurder om vedkommende vil samtykke til ferie i oppsigelsestiden.

For arbeidsgivere

• Drøft ferien med hver arbeidstaker eller den tillitsvalgte i god tid, og dokumenter at det er gjort.

• Gi skriftlig beskjed om fastsatt ferie senest to måneder før.

• Sørg for at alle får avviklet lovbestemt ferie innen ferieåret.

• Endre bare fastsatt ferie når vilkårene i § 6 nr. 3 er oppfylt, og drøft det først.

Les også

• Hvor mange feriedager har en arbeidstaker krav på?

• Ferie og feriepenger når arbeidsforholdet slutter – sluttoppgjøret

• Syk i ferien eller før ferien – når kan feriedagene kreves utsatt?

Se også siden om arbeidsavtale, lønn og feriepenger.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.