Arbeidsplan og turnus – hvor tidlig skal arbeidstiden være kjent?

Kort svar

Arbeider de ansatte til ulike tider på døgnet, skal arbeidsgiveren lage en arbeidsplan som viser hvilke uker, dager og tider hver enkelt skal jobbe (arbeidsmiljøloven § 10-3). Planen skal lages i samarbeid med de tillitsvalgte. Hvis ikke tariffavtalen sier noe annet, skal den drøftes med dem så tidlig som mulig og senest to uker før den tas i bruk. Planen skal være lett tilgjengelig for de ansatte.

Når kreves arbeidsplan og turnus?

Kravet gjelder når arbeidstakerne arbeider «til ulike tider på døgnet». Det gjelder typisk turnus, skiftarbeid, vaktordninger og arbeid uten fast mønster. Har alle samme faste arbeidstid hver dag, følger arbeidstiden normalt av arbeidsavtalen, og en egen arbeidsplan etter § 10-3 er ikke påkrevd.

Arbeidsplanen kalles ofte vaktliste, turnusplan eller skiftplan. Navnet er ikke avgjørende.

Hva skal arbeidsplanen inneholde?

Planen skal vise «hvilke uker, dager og tider den enkelte arbeidstaker skal arbeide». Det er altså ikke nok med en oversikt over hvilke vakter som skal dekkes. Den enkelte skal kunne se når han eller hun skal jobbe og ha fri.

Planen må holde seg innenfor reglene ellers i kapittel 10, blant annet:

• grensene for alminnelig arbeidstid, som er lavere for visse skift- og turnusordninger (§ 10-4 fjerde til sjette ledd)

• daglig og ukentlig arbeidsfri (§ 10-8), se hviletid mellom vakter

• reglene om søn- og helgedagsarbeid og nattarbeid (§ 10-10 og § 10-11)

Skal arbeidstiden gjennomsnittsberegnes, må planen vise når de lange og korte periodene faller. Les mer om gjennomsnittsberegning av arbeidstid.

Samarbeid og drøfting med tillitsvalgte

§ 10-3 stiller to krav til prosessen:

1. Arbeidsplanen skal utarbeides i samarbeid med de tillitsvalgte.

2. Den skal drøftes med de tillitsvalgte «så tidlig som mulig og senest to uker før iverksettelsen», med mindre noe annet følger av tariffavtale.

Totukersfristen i loven gjelder altså drøftingen med de tillitsvalgte. Den er en yttergrense. Kan planen drøftes tidligere, skal det gjøres.

Drøfting betyr ikke at de tillitsvalgte må godkjenne planen. Arbeidsgiveren fastsetter planen etter drøftingen, med mindre tariffavtalen begrenser styringsretten.

Hvor tidlig skal de ansatte få planen?

Loven sier at planen skal være «lett tilgjengelig» for arbeidstakerne, men har ingen egen frist for når den enkelte skal få den. Arbeidstilsynet skriver at arbeidsplanen skal være klar og diskutert med tillitsvalgte minst 14 dager før oppstart, og at den skal være lett tilgjengelig. I praksis bør planen derfor gjøres tilgjengelig for de ansatte senest samtidig som fristen for drøfting løper ut.

Mange tariffavtaler har lengre frister. Sjekk derfor alltid tariffavtalen.

Endringer i vaktplanen

Loven har ingen egen regel om enkeltvise vaktendringer. Arbeidstilsynet skriver at arbeidsgiveren kan endre arbeidsplanen hvis endringen er drøftet med tillitsvalgt og arbeidstakeren varsles minst 14 dager før. Kortere varsel kan avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, men arbeidstakeren har da normalt ikke plikt til å jobbe. Unntak gjelder blant annet ved kortere varslingstid i tariffavtale og ved uforutsette hendelser.

Fra 1. juli 2024 skal arbeidsavtalen opplyse om ordninger for vaktendringer (§ 14-6 første ledd bokstav m, endret ved lov 15. desember 2023 nr. 88). Arbeidsavtalen skal også fastsette eller gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres hvis arbeidstiden varierer (bokstav j).

Arbeid utover det planen viser, er arbeid utover avtalt arbeidstid. Da gjelder reglene om overtid eller merarbeid i § 10-6.

Tariffavtale, tilsyn og dokumentasjon

Fristen på to uker gjelder bare hvis ikke annet fremgår av tariffavtale. En fagforening med innstillingsrett kan også inngå tariffavtale som fraviker andre regler i kapittel 10, med enkelte unntak (§ 10-12 fjerde ledd).

Det skal finnes en oversikt som viser hvor mye den enkelte faktisk har arbeidet (§ 10-7). Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte. Arbeidsplanen viser hva som er planlagt, mens oversikten viser hva som faktisk ble jobbet. Begge er viktige hvis det oppstår uenighet.

Arbeidstilsynet fører tilsyn med reglene i kapittel 10 og kan gi pålegg (§ 18-6 første ledd).

Eksempel

(Eksemplet er oppdiktet.) Et sykehjem skal ta i bruk en ny turnus 1. mars. Turnusen er utarbeidet sammen med de tillitsvalgte i januar. Den formelle drøftingen må skje senest 15. februar, med mindre tariffavtalen har en annen frist. Etter drøftingen fastsetter arbeidsgiveren turnusen, og den legges ut på intranettet og på oppslagstavlen slik at alle ansatte kan se sine vakter.

Frister

• Drøfting med tillitsvalgte: så tidlig som mulig og senest to uker før planen tas i bruk, med mindre tariffavtalen sier noe annet (§ 10-3).

• Varsel om endring: Arbeidstilsynet legger til grunn minst 14 dager, med mindre tariffavtalen sier noe annet.

Hva bør gjøres?

For arbeidstakere

1. Sjekk at arbeidstakeren har tilgang til planen og kan se sine egne uker, dager og tider.

2. Kontroller at det er nok hvile mellom vaktene.

3. Blir planen endret på kort varsel, spør hva endringen bygger på, og ta det opp med den tillitsvalgte.

4. Les hva arbeidsavtalen og tariffavtalen sier om vaktendringer.

For arbeidsgivere

1. Start arbeidet med planen tidlig, og involver de tillitsvalgte underveis.

2. Drøft planen senest to uker før den tas i bruk, og skriv et kort referat.

3. Kontroller planen mot grensene for arbeidstid, hvile, søndagsarbeid og nattarbeid før den publiseres.

4. Gjør planen lett tilgjengelig for alle som omfattes.

5. Beskriv ordningen for vaktendringer i arbeidsavtalen.

Les også

• Hviletid mellom vakter – hvor mye fri skal arbeidstakeren ha?

• Gjennomsnittsberegning av arbeidstid – lange og korte uker

• Nattarbeid – når er det lov, og hvilke rettigheter gjelder?

• Søndagsarbeid og helligdager – når er det lov å jobbe?

Se også siden om HMS-ansvar.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.