Sykefraværsoppfølging – hva må arbeidsgiver gjøre og når?

Kort svar

Når en arbeidstaker blir sykmeldt, skal arbeidsgiveren i samråd med arbeidstakeren lage en oppfølgingsplan senest når arbeidstakeren har vært helt eller delvis borte i fire uker. Arbeidsgiveren skal også innkalle til et dialogmøte senest innen sju uker ved hel sykmelding (arbeidsmiljøloven § 4-6). NAV innkaller til et nytt dialogmøte senest innen 26 uker (folketrygdloven § 8-7 a). Gjennom hele perioden skal arbeidsgiveren så langt det er mulig tilrettelegge, slik at arbeidstakeren kan beholde eller få et passende arbeid.

Sykefraværsoppfølging starter med tilrettelegging

Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, skal arbeidsgiveren så langt det er mulig sette i verk nødvendige tiltak for at arbeidstakeren kan beholde eller få et passende arbeid (§ 4-6 første ledd). Utgangspunktet er at arbeidstakeren skal fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt med tilpasning av oppgaver eller arbeidstid, endret arbeidsutstyr eller arbeidsrettede tiltak.

Er det aktuelt å flytte arbeidstakeren til annet arbeid, skal arbeidstakeren og de tillitsvalgte tas med på råd før saken avgjøres (§ 4-6 andre ledd).

Plikten er streng, men ikke ubegrenset. Høyesterett har slått fast at den er vidtgående og kan omfatte tiltak som er økonomisk belastende eller ressurskrevende for arbeidsgiveren. Arbeidsgiveren har likevel ikke plikt til å opprette en ny stilling, og permanente endringer i organisasjons- eller stillingsstrukturen krever vektige grunner (HR-2022-390-A avsnitt 43, 45 og 48). Hvor langt plikten går, er omtalt nærmere i artikkelen om tilrettelegging ved sykdom.

Oppfølgingsplanen innen fire uker

Arbeidet med planen skal starte så tidlig som mulig. Planen skal være ferdig senest når arbeidstakeren har vært helt eller delvis borte i fire uker, med mindre det er åpenbart unødvendig (§ 4-6 tredje ledd). Planen skal inneholde:

• en vurdering av arbeidsoppgavene og arbeidsevnen,

• aktuelle tiltak i arbeidsgiverens regi,

• aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene, og

• en plan for videre oppfølging.

Planen skal sendes til sykmelder så snart den er laget, og senest etter fire uker. Før dialogmøter som NAV innkaller til, skal en oppdatert plan sendes til NAV senest en uke før møtet (§ 4-6 tredje ledd og folketrygdloven § 25-2).

Et typisk eksempel kan være et kortvarig fravær der arbeidstakeren snart er tilbake i fullt arbeid. Ved tvil bør planen lages.

Dialogmøtene

Dialogmøte 1 – arbeidsgiverens ansvar

Ved hel sykmelding skal arbeidsgiveren innkalle til dialogmøte om oppfølgingsplanen senest innen sju uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved delvis sykmelding holdes møtet når arbeidsgiveren, arbeidstakeren eller sykmelder mener det er hensiktsmessig (§ 4-6 fjerde ledd).

Sykmelder skal innkalles hvis både arbeidsgiveren og arbeidstakeren, eller arbeidstakeren alene, ønsker det. NAV, bedriftshelsetjenesten og andre relevante aktører kan også innkalles.

Dialogmøte 2 og 3 – NAVs ansvar

NAV skal innkalle til dialogmøte senest innen 26 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Arbeidsgiveren, arbeidstakeren og sykmelder kan be om et slikt møte tidligere. Arbeidsgiveren, arbeidstakeren, sykmelder eller NAV kan også be om et nytt dialogmøte senere (folketrygdloven § 8-7 a). Arbeidsgiveren har plikt til å delta (§ 25-2).

Hva må arbeidstakeren bidra med?

Arbeidstakeren skal medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplanen og delta i dialogmøtene (arbeidsmiljøloven § 2-3 andre ledd bokstav f og g). Folketrygdloven har tilsvarende plikter knyttet til sykepengene. Arbeidstakeren skal gi arbeidsgiveren og NAV opplysninger om egen funksjonsevne, bidra til at tilretteleggingstiltak blir utredet og satt i verk, og være i arbeidsrelatert aktivitet så tidlig som mulig og senest innen åtte uker (folketrygdloven § 8-8). Aktivitetskravet gjelder ikke når medisinske grunner klart er til hinder, eller når arbeidsrelatert aktivitet ikke kan gjennomføres på arbeidsplassen. Retten til sykepenger faller bort hvis arbeidstakeren uten rimelig grunn unnlater å medvirke.

Opplysningsplikten etter loven gjelder funksjonsevne, ikke diagnose. Arbeidsgiveren bør derfor spørre om hva arbeidstakeren kan og ikke kan gjøre, ikke om hva arbeidstakeren feiler.

Graderte sykepenger skal brukes når arbeidstakeren delvis kan utføre vanlige eller nye oppgaver etter tilrettelegging (§ 8-6). Oppfølgingen bør derfor alltid vurdere om delvis arbeid er mulig.

Dokumentasjon

Arbeidsgiveren skal kunne dokumentere hvordan reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte er fulgt, blant annet hvem som ble innkalt til og deltok i dialogmøtene (§ 4-6 femte ledd). NAV kan kreve å få utlevert oppfølgingsplanen (folketrygdloven § 25-2).

Dokumentasjonen har også betydning hvis arbeidsforholdet senere skal avsluttes. En oppsigelse på grunn av sykdom vurderes blant annet ut fra om arbeidsgiveren har oppfylt tilretteleggings- og oppfølgingspliktene. Les mer om oppsigelse under sykmelding.

Frister

• Oppfølgingsplan: Ferdig senest etter fire uker med helt eller delvis fravær. Planen skal sendes til sykmelder senest etter fire uker (§ 4-6 tredje ledd).

• Dialogmøte 1: Senest innen sju uker ved hel sykmelding (§ 4-6 fjerde ledd).

• Arbeidsrelatert aktivitet: Senest innen åtte uker, med unntak (folketrygdloven § 8-8).

• Plan til NAV: Senest en uke før dialogmøter NAV innkaller til (§ 25-2).

• Dialogmøte 2: Senest innen 26 uker, i regi av NAV (§ 8-7 a).

• Vern mot oppsigelse: Arbeidstakeren kan ikke sies opp på grunn av sykdom de første 12 månedene av fraværet (arbeidsmiljøloven § 15-8).

Råd til arbeidsgiver

1. Ta kontakt tidlig, gjerne i første fraværsuke, og avtal hvordan partene holder kontakten.

2. Start planarbeidet straks. Vent ikke til fireukersfristen.

3. Bruk planen aktivt: skriv ned konkrete tiltak, ansvar og tidspunkt for oppfølging, og oppdater den.

4. Vurder alltid delvis arbeid og tilpassede oppgaver før partene konkluderer med at arbeid ikke er mulig.

5. Ta med tillitsvalgte før en eventuell overføring til annet arbeid.

6. Dokumenter møter, tilbud om tilrettelegging og arbeidstakerens svar.

7. Søk råd før oppsigelse vurderes. Dette gjelder særlig hvis fraværet har vart kortere enn 12 måneder.

Les også

• Oppsigelse under sykmelding – hva gjelder?

• Oppsigelse ved dårlige prestasjoner – når er det saklig?

• Drøftelsesmøte før oppsigelse – hva skal skje i møtet?

• Tilrettelegging ved sykdom – hvor langt går arbeidsgivers plikt?

Se også siden om personalsaker for arbeidsgivere.

Ved spørsmål om en konkret sak kan Advokatfirmaet Sterk kontaktes for en kort samtale på telefon 22 46 46 46, på e-post til post@advokats.no eller via kontaktskjemaet.